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會(huì)計(jì)檔案
【大綱要求】熟悉
(一)內(nèi)容
1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證
2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助賬簿
3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)告
4.其他類(lèi)：“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，“銀行對(duì)賬單”，納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
【注意】各單位的“財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料”屬于文書(shū)檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
(二)管理部門(mén)
財(cái)政部門(mén)+檔案行政管理部門(mén)
(三)管理程序
1.歸檔
單位“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)”按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”。
單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
【注意1】同時(shí)滿足下列條件的單位“內(nèi)部”形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料“可僅以電子形式保存”,形成電子會(huì)計(jì)檔案：
(1)來(lái)源真實(shí)，由電子設(shè)備形成和傳輸;
(2)電算化系統(tǒng)完善，能夠接收、讀取、輸出符合規(guī)定的會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(3)電子檔案管理系統(tǒng)完善，夠接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合長(zhǎng)期保管要求，與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案建立檢索關(guān)系;
(4)能防止被篡改;
(5)已備份;
(6)非需永久保存或有重要價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
【注意2】單位從“外部”接收的電子會(huì)計(jì)資料，還需附有符合《電子簽名法》規(guī)定的“電子簽名”。
【記憶提示】滿足安全、可靠條件且非重要檔案，可僅以電子形式保存。
2.移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管“一年”;確需推遲移交，應(yīng)經(jīng)“檔案機(jī)構(gòu)同意”;最長(zhǎng)“不超過(guò)三年”。
期滿由“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)”編制“檔案移交清冊(cè)”。
【注意】“出納”不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
3.接收
對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的“準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性”進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。
4.外借
(1)會(huì)計(jì)檔案“一般”不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理手續(xù)。
(2)會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(3)借用單位應(yīng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全、完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
5.保管
(1)“永久+定期”缺一不可
(2)定期： 10年和30年
(3)起算：會(huì)計(jì)年度終了后第一天
6.銷(xiāo)毀
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀的，可以“按照規(guī)定程序”予以銷(xiāo)毀。
(1)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)
�、佟皺n案機(jī)構(gòu)”牽頭+會(huì)計(jì)、 審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同審查鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)
�、凇皺n案機(jī)構(gòu)”編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，“單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及檔案和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的經(jīng)辦人” 于銷(xiāo)毀“前”在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上“簽署意見(jiàn)”
(2)專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)
�、僖话銠n案：檔案機(jī)構(gòu)+會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
�、陔娮訖n案：檔案機(jī)構(gòu)+會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)+信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)
(3)銷(xiāo)毀后
“監(jiān)銷(xiāo)人” 在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上“簽名或蓋章”
(4)不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案
�、俦９芷跐M但“未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)”原始憑證
②涉及其他“未了事項(xiàng)”的原始憑證
�、邸罢陧�(xiàng)目建設(shè)期間”的建設(shè)單位，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案
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