第二節(jié) 會計檔案保管

　　【思考題】

　　1.會計檔案的歸檔有哪些要求?

　　2.哪些會計檔案需要永久保管?需要定期保存的會計檔案的保管期限是如何規(guī)定的?

　　3.對于會計檔案的查閱和復(fù)制都有哪些規(guī)定?

　　4.對于保管期滿需要銷毀的會計檔案有哪些程序和要求?

　　一、會計檔案的歸檔

　　根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位當年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　二、會計檔案的保管期限

　　會計檔案的保管期限是指會計檔案應(yīng)予保管的時間，分為永久和定期兩類。各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計保管期限為最低保管期限。

　　單位和其他組織會計檔案中，年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊為永久保管會計檔案，其他為定期保管會計檔案。定期保管會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。其中，月度、季度財務(wù)報告的保管期為3年;固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單為5年;各種會計憑證、總賬、明細賬、輔助賬簿和會計檔案移交清冊為15年;現(xiàn)金和銀行存款日記賬為25年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　三、會計檔案的查閱和復(fù)制

　　各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封，嚴禁抽換會計檔案。嚴格查閱、復(fù)制和收回手續(xù)，保證會計檔案的安全完整。

　　四、會計檔案的銷毀

　　單位會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)共同鑒定，嚴格審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位銷毀會計檔案時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

　　需要注意的是，對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出另行立卷，仍由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出另行立卷的會計檔案應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【舉例9-3】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，除現(xiàn)金和銀行存款日記賬外的各種明細賬、日記賬的保管期限為( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】C

　　【舉例9-4】單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構(gòu)保管( )年。期滿之后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　A.10

　　B.20

　　C.1

　　D.15

　　【答案】C

　　【舉例9-5】企業(yè)和其他組織的會計檔案需要永久保管的有( )。

　　A.會計檔案銷毀清冊

　　B.會計檔案移交清冊

　　C.會計檔案保管清冊

　　D.年度財務(wù)會計報告

　　【答案】ACD

　　【舉例9-6】單位銷毀會計檔案時，應(yīng)由單位( )共同派員監(jiān)銷。

　　A.審計部門

　　B.司法部門

　　C.檔案機構(gòu)

　　D.會計機構(gòu)

　　【答案】CD

　　五、會計檔案的交接

　　(一)單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　(二)單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　(三)單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　(四)單位分立中未結(jié)清的會計事項，所涉及的原始憑證應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(五)單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(六)單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　(七)建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　(八)單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　(九)個人交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　(十)我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

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