四、會計檔案的銷毀程序

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　會計檔案保管期限需要銷毀的，由本單位檔案機構(gòu)提出意見，會同會計機構(gòu)共同進行審批和鑒定，并編制銷毀清冊。

　　銷售清冊一般包括：會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限以，已保管期限，銷毀日期等。

　　單位負責(zé)人應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　【例題•判斷題】會計檔案銷毀清冊由會計檔案機構(gòu)獨自編制并要求會計機構(gòu)負責(zé)人和總會計師必須在會計檔案銷毀上簽署意見。( )。

　　[答案]×

　　2.專人負責(zé)監(jiān)銷

　　銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

　　【例題•判斷題】國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由上一級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由上一級財政部門派員參加監(jiān)銷。( )。

　　[答案]×

　　[解析]國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　3.不得銷毀的會計檔案

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。

　　單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【例題•判斷題】單位在銷毀會計檔案時，將應(yīng)收其他單位的貨款20萬元和將于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程檔案也一并銷毀，銷毀時已報單位負責(zé)人審批同意( )。

　　[答案]×

　　【例題•分析題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負責(zé)對該批會計檔案進行銷毀。請分析說明該企業(yè)在檔案銷毀過程中存在的問題。

　　[解析](1)銷毀的會計檔案中有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不符合規(guī)定。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)原始憑證不得銷毀，應(yīng)抽出單獨裝訂，待未了事項結(jié)清后才能銷毀。

　　(2)銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，銷毀會計檔案應(yīng)當由單位負責(zé)人簽署意見，副廠長不是單位負責(zé)人，因此無權(quán)簽署意見。

　　(3)會計檔案的銷毀不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷毀會計檔案時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷，而不是僅僅由檔案管理機構(gòu)一方進行銷毀。

　　【例題•單選題】國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由( )財政、審計部門派人監(jiān)銷。

　　A.上級

　　B.省級

　　C.同級

　　D.下級

　　[答案]C

　　【例題•多選題】下列各項中，屬于會計檔案的銷毀程序的是( )。

　　A.編造會計檔案的銷毀清冊

　　B.單位負責(zé)人簽署意見

　　C.專人負責(zé)監(jiān)銷

　　D.報告監(jiān)銷情況

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】對所有保管期滿的會計檔案，各單位都可以自行決定銷毀。( )

　　[答案]錯

　　五、會計檔案管理的其他規(guī)定

　　1.采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　2.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　3.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。